Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady korzystania z systemu Legal Kanban, dostępnego pod adresem www.legalkanban.pl oraz app.legalkanban.pl, jako usługi SaaS świadczonej drogą elektroniczną dla kancelarii prawnych, działów prawnych oraz innych podmiotów korzystających z narzędzi do obsługi spraw prawnych.

Usługodawca: Decent Code Sp. z o.o., ul. Młynarska 29, 58-300 Wałbrzych (wyłącznie adres siedziby rejestrowej, brak obsługi klientów na miejscu), NIP 886 301 65 19, REGON 388 952 820, KRS 0000904994, kapitał zakładowy 10 000 zł, e-mail: firma@decentcode.pl.

Usługa jest kierowana do przedsiębiorców, jednostek organizacyjnych oraz osób wykonujących zawody prawnicze w związku z ich działalnością zawodową. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów.

Legal Kanban jest narzędziem informatycznym. Usługodawca nie świadczy za jego pośrednictwem pomocy prawnej, doradztwa prawnego ani usług zastrzeżonych dla adwokatów, radców prawnych, notariuszy lub doradców podatkowych.

2. Definicje

Klient oznacza podmiot, który zawiera z Usługodawcą umowę o korzystanie z Legal Kanban. Użytkownik oznacza osobę fizyczną upoważnioną przez Klienta do korzystania z Konta. Konto oznacza indywidualny dostęp do systemu. Usługa oznacza udostępnienie systemu Legal Kanban wraz z funkcjami objętymi wybranym planem lub indywidualnym zamówieniem.

Dane Klienta oznaczają treści, dokumenty, dane osobowe, metadane, informacje o sprawach, klientach kancelarii, terminach, rozliczeniach i komunikacji wprowadzone do systemu przez Klienta, Użytkowników lub osoby zaproszone do Portalu Klienta.

Portal Klienta oznacza część systemu przeznaczoną do komunikacji i wymiany wybranych informacji z klientami kancelarii lub innymi osobami zaproszonymi przez Klienta.

3. Zakres usług

Legal Kanban zapewnia dostęp do narzędzi do zarządzania sprawami, zadaniami, dokumentami, terminami, rozliczeniami, kontaktami, ofertami, komunikacją z klientem oraz innymi procesami kancelarii, zgodnie z opisem funkcji w serwisie, cennikiem, ofertą lub indywidualną umową.

Jeżeli w ramach planu dostępne są funkcje AI, mają one charakter pomocniczy. Klient odpowiada za ocenę przydatności, poprawności i kompletności wyników działania AI przed ich wykorzystaniem w pracy zawodowej, komunikacji z klientem lub w postępowaniu.

Usługodawca może udostępniać formularze kontaktowe, formularze zapytań ofertowych, materiały informacyjne oraz inne usługi elektroniczne związane z obsługą serwisu i sprzedażą usługi.

4. Zawarcie umowy i Konto

Umowa o korzystanie z Legal Kanban zostaje zawarta przez akceptację oferty, rejestrację Konta, uruchomienie okresu testowego, podpisanie odrębnej umowy albo inne uzgodnione przez strony działanie potwierdzające zamówienie usługi.

Osoba zakładająca Konto w imieniu Klienta oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Klienta albo do zamówienia usługi w jego imieniu.

Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień Użytkownikom, poprawność danych wprowadzanych do systemu oraz działania osób korzystających z Konta w zakresie, w jakim działają one z upoważnienia Klienta.

Użytkownik jest zobowiązany chronić dane logowania, stosować silne hasło, nie udostępniać Konta innym osobom oraz niezwłocznie zgłosić podejrzenie nieuprawnionego dostępu.

5. Warunki techniczne i bezpieczeństwo

Do korzystania z Usługi wymagane jest urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript, aktywny adres e-mail oraz możliwość korzystania z plików cookies lub podobnych technologii w zakresie niezbędnym do działania systemu.

Usługodawca zapewnia działanie systemu teleinformatycznego w sposób umożliwiający korzystanie z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem, w tym identyfikację Użytkownika, zakończenie sesji przez wylogowanie oraz obsługę podstawowych zabezpieczeń dostępu.

Szczególne ryzyka związane z korzystaniem z usług elektronicznych obejmują phishing, malware, przejęcie danych logowania, korzystanie z niezaufanych sieci, błędną konfigurację uprawnień oraz ujawnienie danych przez osoby działające po stronie Klienta. Klient powinien stosować aktualne oprogramowanie, kontrolę dostępu, 2FA, regularny przegląd uprawnień oraz procedury zgodne z tajemnicą zawodową.

6. Zasady korzystania i treści Klienta

Klient i Użytkownicy są zobowiązani korzystać z systemu zgodnie z prawem, Regulaminem, umową, zasadami etyki zawodowej właściwymi dla wykonywanego zawodu oraz obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.

Klient decyduje o zakresie danych wprowadzanych do systemu i odpowiada za posiadanie właściwej podstawy prawnej do ich przetwarzania, udostępniania oraz powierzenia Usługodawcy.

Zabronione jest wprowadzanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, złośliwego oprogramowania, danych pozyskanych nielegalnie, treści służących do obejścia zabezpieczeń lub działań zakłócających pracę systemu.

Usługodawca nie ma ogólnego obowiązku monitorowania Danych Klienta. W razie otrzymania urzędowego zawiadomienia lub wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze danych lub działań Usługodawca może niezwłocznie uniemożliwić dostęp do takich danych lub Konta w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych i ochrony systemu.

7. Poufność i tajemnica zawodowa

Usługodawca traktuje Dane Klienta jako poufne. Dostęp personelu Usługodawcy do Danych Klienta może nastąpić wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, zapewnienia bezpieczeństwa, wsparcia technicznego, wykonania udokumentowanego polecenia Klienta lub realizacji obowiązku wynikającego z prawa.

Usługodawca zobowiązuje osoby upoważnione do przetwarzania Danych Klienta do zachowania poufności. W przypadku danych objętych tajemnicą adwokacką, radcowską lub inną tajemnicą zawodową Klient powinien konfigurować dostęp i zakres udostępniania danych zgodnie z obowiązkami zawodowymi.

8. Dostępność, prace techniczne i wsparcie

Usługodawca podejmuje działania mające na celu zapewnienie ciągłości działania Usługi. Planowane prace techniczne mogą powodować czasowe ograniczenia dostępności, o ile jest to konieczne dla utrzymania, aktualizacji lub zabezpieczenia systemu.

Poziom SLA, czasy reakcji, zakres wsparcia wdrożeniowego, migracji danych oraz integracji mogą być określone w cenniku, ofercie lub indywidualnej umowie. Jeżeli nie uzgodniono inaczej, wsparcie techniczne jest świadczone mailowo pod adresem firma@decentcode.pl.

9. Opłaty i rozliczenia

Warunki finansowe określa cennik, zaakceptowana oferta, zamówienie, abonament lub indywidualna umowa. Faktury mogą być wystawiane i doręczane elektronicznie.

W razie opóźnienia w płatności Usługodawca może wezwać Klienta do zapłaty, a po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu ograniczyć lub zawiesić dostęp do płatnych funkcji w zakresie dopuszczalnym prawem i umową.

Informacje handlowe i marketing bezpośredni są kierowane z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub podobnych środków komunikacji wyłącznie na zasadach dopuszczalnych przez przepisy prawa, w szczególności po uzyskaniu wymaganej zgody albo w ramach dozwolonej komunikacji związanej z usługą.

10. Reklamacje

Reklamacje dotyczące świadczenia Usługi można składać mailowo na adres firma@decentcode.pl. Zgłoszenie powinno zawierać dane Klienta, opis problemu, datę wystąpienia zdarzenia oraz dane kontaktowe osoby zgłaszającej.

Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli sprawa wymaga dodatkowych informacji, termin biegnie od dnia ich przekazania przez zgłaszającego.

11. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

W zakresie danych osób odwiedzających serwis, osób kontaktujących się z Usługodawcą, przedstawicieli Klienta, Użytkowników oraz danych rozliczeniowych Usługodawca działa jako administrator danych. Szczegóły opisuje Polityka prywatności.

W zakresie Danych Klienta wprowadzanych do systemu w celu obsługi spraw, klientów kancelarii, dokumentów, zadań, rozliczeń lub Portalu Klienta, Klient co do zasady działa jako administrator danych, a Usługodawca jako podmiot przetwarzający. Warunki powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych.

12. Własność intelektualna

Usługodawca zachowuje prawa do systemu Legal Kanban, kodu, interfejsu, dokumentacji, znaków towarowych, materiałów i elementów graficznych, z wyłączeniem Danych Klienta. Klient otrzymuje niewyłączny, nieprzenoszalny dostęp do Usługi na czas obowiązywania umowy i wyłącznie na potrzeby własnej działalności zawodowej lub gospodarczej.

Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie, dekompilowanie, udostępnianie osobom nieuprawnionym, odsprzedaż lub wykorzystywanie systemu w celu budowy konkurencyjnego rozwiązania, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

13. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za należyte świadczenie Usługi zgodnie z umową i przepisami prawa. Usługodawca nie odpowiada za treść, kompletność, legalność i poprawność Danych Klienta, decyzje prawne lub biznesowe Klienta, skutki błędnej konfiguracji uprawnień przez Klienta, opóźnienia wynikające z działania sieci lub usług podmiotów trzecich, ani za wykorzystanie wyników działania funkcji AI bez weryfikacji przez Klienta.

W zakresie dopuszczalnym przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta prowadzącego działalność gospodarczą lub zawodową obejmuje rzeczywistą szkodę i nie obejmuje utraconych korzyści, chyba że strony uzgodniły inaczej w odrębnej umowie.

14. Zakończenie korzystania z Usługi

Klient może zakończyć korzystanie z Usługi zgodnie z warunkami abonamentu, ofertą lub indywidualną umową. Po zakończeniu umowy Klient powinien wyeksportować Dane Klienta w terminie wskazanym przez Usługodawcę lub uzgodnionym w umowie.

Po zakończeniu świadczenia Usługi Dane Klienta są usuwane albo zwracane zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych, z zastrzeżeniem danych, które Usługodawca musi przechowywać jako administrator na podstawie przepisów prawa, dla rozliczeń lub dochodzenia roszczeń.

15. Zmiany Regulaminu

Regulamin może ulec zmianie w przypadku zmiany przepisów prawa, funkcji Usługi, warunków technicznych, zasad bezpieczeństwa, cennika lub organizacji świadczenia Usługi. O zmianach mających wpływ na prawa lub obowiązki Klienta Usługodawca informuje z odpowiednim wyprzedzeniem w systemie, mailowo lub przez serwis.

16. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie. Spory związane z Usługą będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny, zgodnie z przepisami prawa i postanowieniami indywidualnej umowy, jeżeli została zawarta.