Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Decent Code Sp. z o.o., ul. Młynarska 29, 58-300 Wałbrzych (wyłącznie adres siedziby rejestrowej, brak obsługi klientów na miejscu), NIP 886 301 65 19, REGON 388 952 820, KRS 0000904994, kapitał zakładowy 10 000 zł, e-mail: firma@decentcode.pl.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem firma@decentcode.pl.

2. Role przy przetwarzaniu danych

Decent Code jest administratorem danych osób odwiedzających serwis, osób kontaktujących się przez formularze, osób zainteresowanych ofertą, przedstawicieli Klientów, Użytkowników systemu, osób korzystających ze wsparcia oraz danych niezbędnych do rozliczeń i obsługi umowy.

W zakresie danych wprowadzanych do Legal Kanban przez Klienta w celu prowadzenia spraw, obsługi klientów kancelarii, dokumentów, zadań, rozliczeń lub Portalu Klienta, Decent Code co do zasady działa jako podmiot przetwarzający, a Klient jako administrator danych. Zasady tego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania danych.

3. Zakres i cele przetwarzania

Przetwarzamy dane kontaktowe i identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa organizacji, rola zawodowa, treść wiadomości, dane rozliczeniowe, dane konta użytkownika, identyfikatory techniczne, adres IP, informacje o urządzeniu, logi systemowe oraz dane o zgodach cookies.

Dane pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od Klienta, który wskazuje przedstawicieli, osoby kontaktowe lub Użytkowników, a także automatycznie podczas korzystania z serwisu w zakresie danych technicznych i cookies.

Dane przetwarzamy w celu obsługi zapytań, przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, udostępnienia konta, zapewnienia bezpieczeństwa systemu, świadczenia wsparcia, obsługi reklamacji, prowadzenia rozliczeń, dochodzenia lub obrony roszczeń, wysyłki informacji związanych z usługą oraz prowadzenia analityki serwisu po uzyskaniu zgody.

4. Podstawy prawne

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dane są potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy przetwarzanie wynika z obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak bezpieczeństwo, obsługa zapytań, rozwój usługi, ustalenie lub obrona roszczeń oraz kontakt B2B, a także art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy użytkownik udzielił zgody, np. na cookies analityczne.

Komunikacja marketingowa z użyciem poczty elektronicznej, telefonu lub podobnych środków komunikacji jest prowadzona wyłącznie zgodnie z wymaganiami Prawa komunikacji elektronicznej i innych właściwych przepisów.

Jeżeli użytkownik dobrowolnie przekaże dane szczególnych kategorii w wiadomości do Administratora, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy. Dane szczególnych kategorii wprowadzane przez Klienta do systemu są objęte zasadami powierzenia przetwarzania.

5. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być dostawcy infrastruktury chmurowej i hostingu, poczty elektronicznej, systemów bezpieczeństwa, narzędzi analitycznych, obsługi formularzy, fakturowania i księgowości, kancelarie prawne, doradcy, podmioty obsługujące płatności, podwykonawcy wsparcia technicznego oraz organy uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Dostęp do danych po stronie Administratora otrzymują wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do poufności.

6. Transfer danych poza EOG

Dane aplikacyjne Klientów są przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że Klient i Usługodawca uzgodnią inaczej albo transfer jest wymagany przez konfigurację wybraną przez Klienta.

W przypadku narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics 4, może dochodzić do transferu danych poza EOG. W takim przypadku stosowane są właściwe mechanizmy ochrony, w szczególności standardowe klauzule umowne, o ile są wymagane.

7. Okres przechowywania

Dane związane z kontem i wykonaniem umowy przechowujemy przez czas obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub okres wymagany przepisami prawa. Dane rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat od końca roku, którego dotyczą.

Dane z zapytań ofertowych i formularzy przechowujemy przez czas obsługi zapytania, a następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu korespondencji lub obrony roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, a dane przetwarzane na potrzeby marketingu własnego do czasu wniesienia sprzeciwu.

Logi techniczne i bezpieczeństwa przechowujemy przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i rozliczalności działania systemu, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub dochodzenia roszczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem zgody.

Jeżeli żądanie dotyczy danych wprowadzonych do systemu przez Klienta jako administratora danych, Decent Code może przekazać żądanie Klientowi albo udzielić pomocy Klientowi w jego realizacji zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych, w tym kontrolę dostępu, upoważnienia, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, mechanizmy uwierzytelniania, monitorowanie bezpieczeństwa oraz ograniczenie dostępu do danych do osób, które potrzebują go do realizacji zadań.

Klient odpowiada za właściwą konfigurację uprawnień Użytkowników, dobór danych wprowadzanych do systemu oraz stosowanie procedur zgodnych z tajemnicą zawodową i zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi w kancelarii.

10. Pliki cookies

Informacje o plikach cookies znajdują się w Polityce cookies.

11. Zautomatyzowane decyzje

Administrator nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Analityka serwisu może obejmować podstawową analizę statystyczną zachowań użytkowników po uzyskaniu zgody na cookies analityczne.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, funkcji serwisu, dostawców technologicznych lub sposobów przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie.